Faktury i KSeF · cała Polska

Automatyczne wystawianie faktur. Zamówienie wchodzi, faktura wychodzi.

Łączę sklep, Allegro, BaseLinkera albo skrzynkę mailową z programem do faktur, którego już używasz. Faktura wystawia się sama, faktury kosztowe z KSeF same trafiają do arkusza albo do księgowej, a klient dostaje przypomnienie o płatności bez Twojego udziału.

Zadzwoń: +48 500 685 000 Wolę napisać
od 1 500 złWdrożenie, cena końcowa
2–3 dniPierwsza automatyzacja faktur
30 dniPełnego wsparcia w cenie
0 zmianZostajesz przy swoim programie do faktur

Problem

Ręczne faktury po godzinach, a do tego KSeF.

Znam ten schemat: zamówienie przychodzi mailem albo ze sklepu, Ty otwierasz program do faktur, przepisujesz nazwę firmy, NIP, pozycje i ceny, wysyłasz PDF, a na koniec miesiąca szukasz faktur kosztowych dla księgowej. Każda faktura to kilka minut. Przy kilkudziesięciu miesięcznie robi się z tego wieczór albo dwa.

Od 2026 roku dochodzi Krajowy System e-Faktur. Faktura musi przejść przez KSeF, a faktury od dostawców odbierasz właśnie tam. Dobrze ustawiona automatyzacja nie dokłada Ci pracy, tylko przejmuje to, co powtarzalne.

KSeF w 2026: najważniejsze terminy

  • Od 1 lutego 2026 firmy mają obowiązek odbierania faktur w KSeF. Od tego dnia wystawiają w nim faktury najwięksi przedsiębiorcy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
  • Od 1 kwietnia 2026 KSeF jest obowiązkowy przy wystawianiu faktur dla pozostałych przedsiębiorców.
  • Do 31 grudnia 2026 najmniejsi mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu.
  • Za 2026 rok nie są nakładane sankcje za błędy popełnione przy korzystaniu z KSeF.

Źródło: Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl — podstawy prawne oraz kluczowe terminy i komunikat o II etapie wdrożenia (stan na 30.09.2026). O Twoich obowiązkach podatkowych decyduje księgowa, a ja zajmuję się tym, żeby dane płynęły same.

Cztery scenariusze

Jak to wygląda u Ciebie: przed i po.

Każdy scenariusz to osobny proces. Możesz zacząć od jednego i dokładać kolejne, gdy zobaczysz, że pierwszy działa. Automatyczne faktury z Shopify i WooCommerce działają tak samo jak z Allegro: sklep daje znać o opłaconym zamówieniu, a automatyzacja tworzy fakturę z danymi klienta i pozycjami. AI przydaje się tam, gdzie zamówienie przychodzi jako zwykły mail albo PDF i trzeba z niego wyciągnąć dane.

Sklep · Allegro · BaseLinker

Automatyczne wystawianie faktur z Allegro, BaseLinkera i sklepu

DziśKażde opłacone zamówienie z Allegro, Shopify albo WooCommerce przepisujesz ręcznie do programu do faktur.

Po wdrożeniuOpłacone zamówienie samo tworzy fakturę w wFirmie, Fakturowni albo inFakt, a klient dostaje ją mailem.

Zamówienie mailem

Mail z zamówieniem zamienia się w fakturę

DziśKlient przysyła zamówienie mailem, a Ty przeklejasz z wiadomości nazwę firmy, NIP i pozycje.

Po wdrożeniuDane z maila trafiają do programu jako gotowa faktura albo szkic, który zatwierdzasz jednym kliknięciem.

Faktury kosztowe z KSeF

KSeF: automatyczne pobieranie faktur dla księgowej

DziśNa koniec miesiąca logujesz się do KSeF, pobierasz faktury od dostawców i wysyłasz je księgowej.

Po wdrożeniuNowe faktury kosztowe same trafiają do arkusza albo do folderu, z którego korzysta księgowa, z podsumowaniem miesiąca.

Płatności

Przypomnienia o płatności SMS-em i mailem

DziśPilnujesz terminów w głowie i niezręcznie dzwonisz do klientów, którzy zapomnieli zapłacić.

Po wdrożeniuDzień przed terminem i po nim klient dostaje uprzejme przypomnienie, a Ty widzisz listę zaległości.

Programy

Z jakimi programami łączę.

Nie każę Ci zmieniać programu do faktur. Łączę to, czego już używasz, przez oficjalne połączenia (API), które udostępniają programy. Najczęściej pracuję z:

wFirma Fakturownia inFakt Comarch Optima Subiekt Saldeo KSeF BaseLinker Allegro Shopify WooCommerce Gmail i Outlook Arkusze Google i Excel

Automatyczne wystawianie faktur w wFirmie, Fakturowni czy inFakt to zwykle najprostszy przypadek, bo te programy mają gotowe połączenia. Przy Comarch Optimie i Subiekcie sposób połączenia zależy od wersji programu. Dlatego zanim podam cenę, sprawdzam, co da się zrobić w Twoim przypadku, i mówię to wprost.

Automatycznie wystawiona faktura wygląda tak samo jak ta, którą wystawiasz ręcznie: ma numer z Twojej serii, Twoje dane i stawki VAT ustawione w programie. Zmienia się tylko to, że nie musisz jej klikać.

Ile to kosztuje

Automatyczne faktury: wdrożenie od 1 500 zł.

Ceny są końcowe, takie same jak w cenniku automatyzacji. Jedno połączenie, np. sklep → faktura, mieści się w pakiecie Starter. Faktury, KSeF i przypomnienia razem to zwykle Business.

Starter

1 500 zł

2–3 dni

  • 1–2 procesy, np. sklep lub Allegro → faktura
  • Połączenie 2–3 programów, których już używasz
  • Instrukcja: co się dzieje i gdzie to sprawdzić
  • 30 dni wsparcia
Wybieram Starter
Polecam na start

Business

4 900 zł

1–2 tygodnie

  • 3–7 procesów: faktury, KSeF, przypomnienia
  • Dane same trafiają do księgowości lub arkusza
  • Gdy coś się zatnie, system próbuje ponownie
  • Powiadomienie, gdy potrzebna jest Twoja decyzja
  • 30 dni wsparcia
Wybieram Business

Audyt procesów

990 zł

zaliczany na poczet wdrożenia

  • Mapa procesów: skąd przychodzą zamówienia i faktury
  • Wyliczony zwrot: ile godzin odzyskasz
  • Plan wdrożenia krok po kroku
  • Kwota wraca w całości przy wdrożeniu
Zamawiam audyt

Narzędzia, na których działa automatyzacja, mają własne opłaty, zwykle od 0 do 200 zł miesięcznie. Poznasz je w wycenie, przed startem. Opieka po 30 dniach wsparcia od 199 zł/mc. Inne procesy do zautomatyzowania znajdziesz na stronie automatyzacja procesów w firmie.

Uczciwie

Czego nie robię.

Automatyzacja zdejmuje z Ciebie przepisywanie i pilnowanie terminów. Nie jest biurem rachunkowym i nie udaje go.

  • Nie zastępuję księgowej. Nie prowadzę księgowości, nie rozliczam podatków i nie doradzam, jaką stawkę VAT zastosować.
  • Nie wystawiam faktur w ciemno. Gdy brakuje danych, np. NIP-u, automatyzacja zatrzymuje fakturę i czeka na Twoją decyzję.
  • Nie zmieniam Ci programu, jeśli ten, który masz, da się połączyć. Zostajesz przy swoich narzędziach.
  • Nie obiecuję cudów przy programie bez połączenia. Jeśli czegoś nie da się bezpiecznie zautomatyzować, mówię to przed wyceną.

Najlepiej działa to wtedy, gdy księgowa wie, co się zmienia. Chętnie z nią porozmawiam i ustawię paczkę faktur tak, jak jej wygodnie.

Pytania

Automatyczne faktury i KSeF: pytania.

Czy da się automatycznie wystawiać faktury w wFirmie, Fakturowni albo inFakt?+
Tak. Te programy mają oficjalne połączenia dla integracji, więc zamówienie ze sklepu, z Allegro, BaseLinkera albo z maila może samo utworzyć fakturę i wysłać ją klientowi. Przy Comarch Optimie i Subiekcie sposób połączenia zależy od wersji programu, dlatego sprawdzam to przed wyceną.
Jak zautomatyzować pobieranie faktur z KSeF?+
Automatyzacja łączy się z KSeF na uprawnieniach, które nadajesz swojej firmie, i regularnie sprawdza nowe faktury kosztowe. Pobrane faktury trafiają do arkusza albo folderu dla księgowej, razem z podsumowaniem. Nie musisz logować się do KSeF co miesiąc.
Czy faktury wystawione automatycznie trafią do KSeF?+
Automatyzacja tworzy fakturę w Twoim programie do faktur. Jeśli program jest połączony z KSeF, faktura idzie tą samą drogą co wystawiona ręcznie. Sprawdzam to na starcie, żeby nic nie wypadło z obiegu.
Czy muszę zmieniać program do faktur?+
Nie, jeśli Twój program da się połączyć. Łączę to, czego już używasz: program do faktur, sklep, Allegro, BaseLinkera, pocztę i arkusze.
Ile kosztuje automatyczne wystawianie faktur?+
Jedno lub dwa połączenia, np. sklep → faktura, to pakiet Starter za 1 500 zł (2–3 dni). Faktury, pobieranie z KSeF i przypomnienia o płatnościach razem to zwykle Business za 4 900 zł (1–2 tygodnie). Do tego opłaty za narzędzia, zwykle 0–200 zł miesięcznie, które znasz przed startem.
Czy automatyzacja zastąpi księgową?+
Nie. Zdejmuje z Ciebie i z księgowej przepisywanie oraz zbieranie dokumentów. Decyzje podatkowe i rozliczenia zostają u księgowej.
Co jeśli w zamówieniu są błędne albo niepełne dane?+
Automatyzacja może zatrzymać taką fakturę i wysłać Ci powiadomienie, zamiast wystawiać ją w ciemno. Ty poprawiasz dane i zatwierdzasz, a reszta idzie sama.

Kontakt

Faktury po godzinach? Opisz, jak to dziś wygląda.

Powiedz, z jakiego programu do faktur korzystasz i skąd przychodzą zamówienia. W 24 h dostaniesz wycenę i plan.

Zadzwoń: +48 500 685 000 Napisz wiadomość
Zadzwoń teraz